Bulk edit and age-restricted products
Editing many products and variants in a grid like a spreadsheet, reviewing and saving the changes, and selling products with a minimum age: the setting, the shopper’s tick, the till’s ID check and the hand-over.
6 chapters · 3:14 · narrated in English · captions in English and French
Module 62 · 6 chapters · 3:14
Bulk edit and age-restricted products
Editing many products and variants in a grid like a spreadsheet, reviewing and saving the changes, and selling products with a minimum age: the setting, the shopper’s tick, the till’s ID check and the hand-over.
Example store: Maple & Brass, a jewellery shop in Toronto. Names, addresses and figures are made up.
Transcript
01 Open Bulk edit
“Bulk edit” under “Catalog” opens your products in a grid you edit like a spreadsheet: one row per product, and one row under it per variant.
Open it from the menu for the whole catalogue, from “Bulk edit” on the products list as it is filtered, or tick products and click “Bulk edit” in the bar for just those.
Each row shows the name, SKU, barcode, price, compare-at price, cost, stock, weight, status, tax category and shipping class. Up to 500 products open at a time.
02 Edit like a spreadsheet
Arrows, Tab and Enter move around; start typing to replace a value. Copy cells in your spreadsheet and press Ctrl+V to paste a column or a block.
Select a column and click “Fill down” to give it the top cell’s value. “Undo” takes back your last change, as many times as you need, and “Redo” puts it back.
Changed cells are highlighted. A value that cannot be saved is red with the reason. A greyed cell says why, such as stock on a product with variants: the total of its variants.
03 Review and save
Click “Review changes” to see each change, before and after, then “Save”. Each row is saved as one edit in the product editor would be, with the same checks and the audit log.
A stock change is recorded with the reason Bulk edit. A row someone else changed since you opened the grid is not saved: the list names it, and “Reload” shows what it holds now.
Anyone who can see products can open the grid. Saving needs the Owner, Admin or Manager role.
04 Set a minimum age
For products only older customers may buy, such as alcohol, tobacco or some blades, open the product, go to “Compliance & customs”, and choose the age under “Age-restricted”.
Ages run from 16 to 21 or older, and “No minimum age” takes it off. Every change goes in the audit log with the old and new age.
You decide which products need an age, and you are responsible for the age laws where you sell. BestWebby records the confirmations; it does not check anyone’s ID.
05 Age checks online
The product page shows 19+ only, and the shopper ticks I confirm I am 19 or older before paying, in the cart or at checkout. Without the tick, checkout refuses the order.
The order records the age and when it was ticked, and its page shows who confirmed it. Wallet buttons and subscribing are not offered on that product page.
A shopping agent cannot confirm a person’s age, so agent checkouts refuse a basket with an age-restricted item and send the buyer to your own checkout.
06 Check ID at the till and at hand-over
At the till, adding the item asks the cashier to check ID. Press “Confirm” only after you have seen ID; “Remove item” leaves it out. The sale records who checked.
The packing slip says to check ID on delivery or at pickup, and the pickup hand-over and the driver’s page show “Check ID:” with the age.
In the Ship dialog, “Adult signature on delivery” is ticked, so the label asks the carrier for an adult signature. Carriers charge extra; untick it to buy without.
Next: item fees, eco fees and container deposits.
Transcription en français
01 Ouvrir la modification en bloc
« Bulk edit » sous « Catalog » ouvre vos produits dans une grille modifiable comme un tableur : une ligne par produit, et une ligne par variante en dessous.
Ouvrez-la du menu pour tout le catalogue, de « Bulk edit » sur la liste des produits telle que filtrée, ou cochez des produits et cliquez « Bulk edit » dans la barre pour ceux-là.
Chaque ligne montre nom, SKU, code-barres, prix, prix barré, coût, stock, poids, statut, catégorie fiscale et classe d’expédition. Jusqu’à 500 produits s’ouvrent à la fois.
02 Modifier comme dans un tableur
Les flèches, Tab et Entrée déplacent ; tapez pour remplacer une valeur. Copiez des cellules de votre tableur et faites Ctrl+V pour coller une colonne ou un bloc.
Sélectionnez une colonne et cliquez « Fill down » pour lui donner la valeur du haut. « Undo » annule votre dernier changement, autant de fois que voulu, et « Redo » le rétablit.
Les cellules changées sont surlignées. Une valeur impossible à enregistrer est en rouge avec la raison. Une cellule grisée dit pourquoi, comme le stock d’un produit à variantes : leur total.
03 Revoir et enregistrer
Cliquez « Review changes » pour voir chaque changement, avant et après, puis « Save ». Chaque ligne s’enregistre comme dans l’éditeur de produit, avec les mêmes contrôles et l’audit.
Un stock changé est noté avec la raison Bulk edit. Une ligne modifiée par quelqu’un d’autre entre-temps n’est pas enregistrée : la liste la nomme, et « Reload » montre son contenu.
Quiconque voit les produits peut ouvrir la grille. Enregistrer exige le rôle Owner, Admin ou Manager.
04 Fixer un âge minimum
Pour un produit réservé aux plus âgés, comme l’alcool, le tabac ou certaines lames, ouvrez-le, allez à « Compliance & customs » et choisissez l’âge sous « Age-restricted ».
Les âges vont de 16 à 21 ans ou plus, et « No minimum age » retire la limite. Chaque changement va au journal d’audit avec l’ancien et le nouvel âge.
Vous décidez quels produits exigent un âge, et vous répondez des lois sur l’âge là où vous vendez. BestWebby enregistre les confirmations ; il ne vérifie aucune pièce d’identité.
05 La vérification de l’âge en ligne
La page du produit affiche 19+ only, et le client coche I confirm I am 19 or older avant de payer, au panier ou au paiement. Sans la case, le paiement refuse la commande.
La commande enregistre l’âge et le moment de la case, et sa page montre qui l’a confirmé. Les boutons de portefeuille et l’abonnement ne sont pas offerts sur ce produit.
Un agent d’achat ne peut pas confirmer l’âge d’une personne : les paiements par agent refusent un panier avec un article à âge minimum et renvoient vers votre propre paiement.
06 Vérifier l’identité à la caisse et à la remise
À la caisse, ajouter l’article demande au caissier de vérifier l’identité. Appuyez sur « Confirm » seulement après avoir vu la pièce ; « Remove item » l’enlève. La vente note qui a vérifié.
Le bordereau dit de vérifier l’identité à la livraison ou à la cueillette, et la remise en magasin et la page du livreur affichent « Check ID: » avec l’âge.
Dans la fenêtre d’expédition, « Adult signature on delivery » est coché : l’étiquette demande une signature d’adulte. Les transporteurs facturent un supplément ; décochez pour l’éviter.
Ensuite : frais par article, écofrais et consignes.
Next on the path: Module 63, Item fees: eco fees and container deposits.
Narration is synthesised on our own servers from the script above, in a public-domain voice. Voice credits.