Storefront chat and the call assistant
Give your storefront chat the facts it answers from, switch it on, and learn what happens to questions it cannot answer; then set up the call assistant and its outbound calls.
5 chapters · 2:10 · narrated in English · captions in English and French
Module 43 · 5 chapters · 2:10
Storefront chat and the call assistant
Give your storefront chat the facts it answers from, switch it on, and learn what happens to questions it cannot answer; then set up the call assistant and its outbound calls.
Example store: Maple & Brass, a jewellery shop in Toronto. Names, addresses and figures are made up.
Transcript
01 What the chat knows
Your storefront chat, on every plan, answers shoppers only from facts you gave it. Open it from Channels, and you land on your site’s “Knowledge base”.
Press “Add entry”, give it a “Title” and the “Details” in plain words, such as your shipping times, and press “Save”. The chat quotes it back as it is.
Your store’s pages are read in too, under “Crawled entries”, and refreshed once a day. “Recrawl now” reads them again straight away.
02 Switch it on
Your products answer for themselves. When a shopper asks about price or stock, both are read from your catalogue at that moment, never from a saved number.
Press “Turn chat on”. With no entries at all, you are asked first, because every question would come straight to you.
A question it cannot answer is recorded once, however it is worded, and you are alerted. Answer it in Shopper chat: it reaches the shoppers who asked, and becomes an entry.
03 The call assistant
The “Call assistant” is rolling out on the Scale plan. Once BestWebby’s phone service is connected and your store has a number, it answers calls to that number.
It tells callers it is automated, answers short questions, reads an order’s status only to a caller phoning from the number on that order, and puts them through or takes a voicemail.
Every call lands in your Inbox with a summary. Until the assistant can answer, the page lists what is missing, each with a link to fix it.
04 Greeting and test
Write the “Greeting” callers hear first, and press “Save greeting”. The assistant then tells them it is automated.
“Test the assistant” works today: type what a caller might say, press “Test” and read the reply they would hear. No call is placed.
05 Outbound calls
“Turn on automated calling for this store” is a separate switch, off by default, for order follow-ups, appointment reminders and win-back calls.
Each customer must have agreed to automated calls separately. Every call is checked again just before it goes out, and “Outbound call history” shows each one placed or refused.
Calls are paid from your store’s prepaid Phone and SMS credit. Next: approvals and smart suggestions.
Transcription en français
01 Ce que sait le clavardage
Le clavardage de votre boutique, avec tous les forfaits, ne répond qu’à partir des faits que vous lui donnez. Ouvrez-le depuis Channels : vous arrivez sur la « Knowledge base » du site.
Appuyez sur « Add entry », donnez-lui un « Title » et des « Details » en mots simples, comme vos délais de livraison, puis appuyez sur « Save ». Le clavardage le cite tel quel.
Les pages de votre boutique sont lues aussi, sous « Crawled entries », et rafraîchies une fois par jour. « Recrawl now » les relit tout de suite.
02 L’activer
Vos produits répondent d’eux-mêmes. Quand un client demande un prix ou un stock, les deux sont lus dans votre catalogue à ce moment-là, jamais à partir d’un chiffre enregistré.
Appuyez sur « Turn chat on ». Sans aucune entrée, on vous le demande d’abord, car chaque question vous arriverait directement.
Une question sans réponse est notée une fois, même formulée autrement, et vous êtes avisé. Répondez dans Shopper chat : la réponse rejoint les clients qui l’ont posée et devient une entrée.
03 L’assistant d’appels
Le « Call assistant » est en déploiement avec le forfait Scale. Une fois le service téléphonique de BestWebby branché et un numéro attribué à votre boutique, il répond aux appels.
Il annonce qu’il est automatisé, répond aux questions simples, donne le statut d’une commande seulement si l’appel vient du numéro de cette commande, et transfère ou prend un message.
Chaque appel arrive dans votre Inbox avec un résumé. Tant que l’assistant ne peut pas répondre, la page liste ce qui manque, avec un lien pour le régler.
04 Accueil et essai
Rédigez le « Greeting » que les appelants entendent en premier, et appuyez sur « Save greeting ». L’assistant leur dit ensuite qu’il est automatisé.
« Test the assistant » fonctionne dès aujourd’hui : tapez ce qu’un appelant pourrait dire, appuyez sur « Test » et lisez la réponse qu’il entendrait. Aucun appel n’est passé.
05 Appels sortants
« Turn on automated calling for this store » est un interrupteur distinct, désactivé par défaut, pour les suivis de commande, les rappels de rendez-vous et les appels de reconquête.
Chaque client doit avoir accepté les appels automatisés à part. Chaque appel est revérifié juste avant de partir, et « Outbound call history » montre chacun, passé ou refusé.
Les appels sont payés sur le crédit prépayé Phone & SMS de votre boutique. À suivre : approbations et suggestions.
Next on the path: Module 44, Approvals and suggestions.
Narration is synthesised on our own servers from the script above, in a public-domain voice. Voice credits.