Counts, transfers and shipping rules
Counting the stock at a location and applying the differences, changing a draft transfer, serial numbers at ship and receive, following a transfer’s parcel, shipping zones by province, territory or state, and shipping classes with a rule on each rate.
5 chapters · 3:33 · narrated in English · captions in English and French
Module 52 · 5 chapters · 3:33
Counts, transfers and shipping rules
Counting the stock at a location and applying the differences, changing a draft transfer, serial numbers at ship and receive, following a transfer’s parcel, shipping zones by province, territory or state, and shipping classes with a rule on each rate.
Example store: Maple & Brass, a jewellery shop in Toronto. Names, addresses and figures are made up.
Transcript
01 Start a stock count
To check what is really on the shelves, open “Inventory”, then “Counts”, and click “New count”. Pick the location and what to count: everything, or a part at a time.
“Start counting” takes a snapshot of that location. Scan into the scan box or use “Scan with camera”. Each scan adds one, or a whole case with “Units per scan”.
Several people can count at once, on phones or computers. Every scan adds to the line, each line shows who counted it last, and the screen never shows the expected numbers.
Manual: Buy Online, Pick Up In Store (BOPIS) & Multi-Location Stock
02 Review and apply a count
When the shelves are done, click “Finish and review”. Counting stops while you review, and “Back to counting” reopens it if something was missed.
Each line shows what was expected, what sold or moved since, what was counted and the “Difference”, in units and “At cost”. Sales made after a shelf was counted are kept.
For lines nobody counted, choose “Leave their stock unchanged” or “Treat them as counted at 0”. “Apply count” turns each difference into a stock adjustment, once.
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03 Transfer lines and serial numbers
Until a transfer ships, “Edit lines” changes a quantity, removes a line or adds a product. Adding one that is already on it adds to its quantity.
For a product tracked by serial number, “Ship” asks you to tick the units going in the box. “Pick the first” ticks the oldest, and a scanner can type a code into the search.
At “Receive”, untick any serial number that is not in the box. Those units stay in transit until they arrive, or until you write them off.
With EasyPost connected, BestWebby follows the tracking number and shows the carrier’s status on the transfer, such as “Out for delivery”, and the expected date when there is one.
A “Delivered” parcel never adds stock by itself: count what arrived and receive it. Without EasyPost, the tracking number is kept as you typed it and not followed.
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04 Zones by province or state
A shipping zone can now cover part of Canada or the United States. Edit a zone, pick “Canada” under “Countries”, then the “Provinces and territories” it covers.
Picking none covers the whole country, as every zone did before. Here a Territories zone takes Nunavut, Yukon and the Northwest Territories, beside a Canada zone.
Checkout picks the zone by province first, then the whole country, then “Rest of world”. Iqaluit gets the Territories rates, and Toronto the Canada rates.
Once a country is split, a delivery there needs its province, and an agent or API order without one is refused. Check each zone with “Province or territory” in the “Test calculator”.
05 Shipping classes
Some products cost more to send. On the “Classes” tab of “Shipping”, click “Add class” and name it, such as Oversized. Only the store owner can add or change classes.
Put products in it in the product editor under “Shipping class”, or select many in the product list and click “Shipping class” in the bar.
Then edit each rate under “Zones & methods”. For each class, choose “Same rate”, “Add per order”, “Add per item” or “Not offered”.
A cart with two classes pays both surcharges, on top of what the rate charges. A rate that is “Not offered” for a class is left out of any cart holding it.
Products with no class pay exactly as before; try a cart in the “Test calculator” with “Shipping class in the cart”. Next: gift receipts, reader screens and collection filters.
Transcription en français
01 Lancer un inventaire
Pour vérifier ce qui est vraiment en rayon, ouvrez « Inventory », puis « Counts », et cliquez sur « New count ». Choisissez l’emplacement et quoi compter : tout, ou une partie à la fois.
« Start counting » prend un instantané de cet emplacement. Scannez dans la zone prévue ou utilisez « Scan with camera ». Chaque scan ajoute un, ou une caisse entière avec « Units per scan ».
Plusieurs personnes peuvent compter à la fois, sur téléphone ou ordinateur. Chaque scan s’ajoute à la ligne, qui montre qui l’a comptée en dernier, et l’écran ne montre jamais l’attendu.
02 Vérifier et appliquer un inventaire
Une fois les rayons comptés, cliquez sur « Finish and review ». Le comptage s’arrête pendant la vérification, et « Back to counting » le rouvre s’il manque quelque chose.
Chaque ligne montre l’attendu, ce qui s’est vendu ou a bougé depuis, le compté et la « Difference », en unités et « At cost ». Les ventes faites après le comptage d’un rayon sont gardées.
Pour les lignes non comptées, choisissez « Leave their stock unchanged » ou « Treat them as counted at 0 ». « Apply count » change chaque écart en ajustement de stock, une seule fois.
03 Lignes de transfert et numéros de série
Tant qu’un transfert n’est pas expédié, « Edit lines » change une quantité, retire une ligne ou ajoute un produit. Ajouter un produit déjà présent augmente sa quantité.
Pour un produit suivi par numéro de série, « Ship » vous fait cocher les unités mises en boîte. « Pick the first » coche les plus anciennes ; un lecteur peut saisir un code.
À « Receive », décochez tout numéro de série absent de la boîte. Ces unités restent en transit jusqu’à leur arrivée, ou jusqu’à ce que vous les passiez en perte.
Avec EasyPost connecté, BestWebby suit le numéro de suivi et affiche l’état donné par le transporteur sur le transfert, comme « Out for delivery », et la date prévue s’il y en a une.
Un colis « Delivered » n’ajoute jamais de stock tout seul : comptez ce qui est arrivé et recevez-le. Sans EasyPost, le numéro de suivi est gardé tel que saisi, sans être suivi.
04 Zones par province ou État
Une zone d’expédition peut couvrir une partie du Canada ou des États-Unis. Modifiez une zone, choisissez « Canada » sous « Countries », puis les « Provinces and territories » couvertes.
N’en choisir aucune couvre tout le pays, comme chaque zone le faisait avant. Ici, une zone Territoires prend le Nunavut, le Yukon et les Territoires du Nord-Ouest, à côté d’une zone Canada.
Le paiement choisit la zone par province d’abord, puis le pays entier, puis « Rest of world ». Iqaluit reçoit les tarifs Territoires, et Toronto ceux du Canada.
Un pays divisé exige la province pour y livrer, et une commande d’agent ou d’API sans elle est refusée. Vérifiez chaque zone avec « Province or territory » dans le « Test calculator ».
05 Classes d’expédition
Certains produits coûtent plus cher à envoyer. Dans l’onglet « Classes » de « Shipping », cliquez sur « Add class » et nommez-la, comme Oversized. Seul le propriétaire gère les classes.
Placez-y des produits dans l’éditeur de produit sous « Shipping class », ou sélectionnez-en plusieurs dans la liste et cliquez sur « Shipping class » dans la barre.
Modifiez ensuite chaque tarif sous « Zones & methods ». Pour chaque classe, choisissez « Same rate », « Add per order », « Add per item » ou « Not offered ».
Un panier avec deux classes paie les deux suppléments, en plus du tarif. Un tarif « Not offered » pour une classe est retiré de tout panier qui en contient.
Les produits sans classe paient comme avant ; essayez dans le « Test calculator » avec « Shipping class in the cart ». Ensuite : reçus cadeaux, écrans de lecteur et filtres de collection.
Next on the path: Module 53, Gift receipts, reader screens and collection filters.
Narration is synthesised on our own servers from the script above, in a public-domain voice. Voice credits.