Tax filing and customer tax exemptions
The tax filing summary for each tax and period, when sales and refunds count, orders with no split, the CSV, and customer tax exemptions on the customer’s page, at the till and in the summary.
6 chapters · 3:29 · narrated in English · captions in English and French
Module 60 · 6 chapters · 3:29
Tax filing and customer tax exemptions
The tax filing summary for each tax and period, when sales and refunds count, orders with no split, the CSV, and customer tax exemptions on the customer’s page, at the till and in the summary.
Example store: Maple & Brass, a jewellery shop in Toronto. Names, addresses and figures are made up.
Transcript
01 The tax filing summary
Under “Finance”, open “Tax filing”, or click “Tax filing summary” on “Tax rules”. Choose the first and last day under “Period” and click “Show”.
Each currency lists every tax your orders charged on its own row: GST, HST, PST, QST or a state’s sales tax, with the place it is owed to and its rate.
For each one you see “Taxable sales”, “Tax collected”, “Tax refunded” and “Net tax”, ready to copy onto your returns, and the totals under the table.
02 Paid dates, refund dates and no split
A sale counts in the period it was paid, not placed. A refund counts in the period it was made, so a later refund never changes a period you already filed.
A refund gives back each tax in proportion to the amount refunded. An order billed on terms counts on the day it was placed, and test-mode orders are left out.
Orders kept as one total, such as older orders, quotes, terms invoices and imports, are listed apart with no split recorded. The page never guesses how to split them.
“Download CSV” gives the same figures as a spreadsheet. It is a summary to help you file, not a filed return: BestWebby does not file or pay tax for you.
03 A customer’s tax exemption
Some customers do not pay a particular tax, such as a status card holder or a reseller in British Columbia. Open the customer, then the “Profile” tab, to “Tax exemptions”.
Click “Add an exemption” and choose the “Kind”: it shows what it takes off. Enter the “Card or certificate number” and, if it has one, “Valid until (optional)”.
Click “Add exemption”. The number shows as its last four characters, and the bin icon removes it. Check the card yourself: BestWebby cannot verify it.
04 What an exemption takes off
Each kind takes off only its own taxes, where the sale is taxed. A status card takes off the provincial part, 8% of Ontario’s 13% HST; GST and the federal part are still charged.
It applies at checkout when they are signed in, on their draft orders and at the till. The order keeps which exemption, its number and what each tax lost.
A rule that blends GST and PST into one rate cannot be split, so it is charged in full. With prices that include tax, or on orders Stripe Tax prices, the customer pays the same.
05 A tax exempt sale at the till
At the till, tap “Tax exempt sale”. Pick the exemption on the customer’s file, or choose a kind and type a card number for this sale only.
A number typed at the till needs a manager: an owner, admin or manager signs in and clicks “Approve for this sale”, with their “6-digit code” if they use two-factor sign-in.
Before you charge, the till shows what it takes off. The sale goes in the audit log with the kind, the last four characters of the number and who approved it.
06 Exempt sales in the summary
In “Tax filing”, each tax an exemption removed shows under “Exempt sales (customer tax exemptions)”: the tax not charged, each kind of exemption and how many orders.
A sale with a tax taken off entirely counts as exempt, not taxable, for that tax. “Download CSV” adds “Exempt sales”, “Tax removed by exemptions” and “Exemption types”.
Keep each customer’s card or certificate number with your records: the order keeps it for you. Next: subscription renewals and pickup times.
Transcription en français
01 Le résumé de déclaration des taxes
Sous « Finance », ouvrez « Tax filing », ou cliquez sur « Tax filing summary » dans « Tax rules ». Choisissez le premier et le dernier jour sous « Period », puis « Show ».
Chaque devise liste chaque taxe facturée sur sa propre ligne : TPS, TVH, TVP, TVQ ou la taxe d’un État, avec l’endroit où elle est due et son taux.
Pour chacune, vous voyez « Taxable sales », « Tax collected », « Tax refunded » et « Net tax », prêts à reporter sur vos déclarations, et les totaux sous le tableau.
02 Dates de paiement, de remboursement et sans ventilation
Une vente compte dans la période où elle a été payée, pas passée. Un remboursement compte dans sa propre période : il ne change jamais une période déjà déclarée.
Un remboursement rend chaque taxe au prorata du montant remboursé. Une commande à terme compte le jour où elle a été passée, et les commandes en mode test sont exclues.
Les commandes gardées en un seul total, comme les anciennes, les devis, les factures à terme et les importations, sont à part, sans ventilation. La page ne devine jamais leur répartition.
« Download CSV » donne les mêmes chiffres en tableur. C’est un résumé pour vous aider, pas une déclaration : BestWebby ne produit ni ne paie la taxe pour vous.
03 L’exemption de taxe d’un client
Certains clients ne paient pas une taxe donnée, comme un détenteur de carte de statut ou un revendeur en Colombie-Britannique. Ouvrez le client, onglet « Profile », à « Tax exemptions ».
Cliquez sur « Add an exemption » et choisissez le « Kind » : il montre ce qu’il retire. Saisissez le « Card or certificate number » et, s’il y a lieu, « Valid until (optional) ».
Cliquez sur « Add exemption ». Le numéro s’affiche par ses quatre derniers caractères, et la corbeille le retire. Vérifiez la carte vous-même : BestWebby ne peut pas le faire.
04 Ce qu’une exemption retire
Chaque type ne retire que ses taxes, là où la vente est taxée. La carte de statut retire la part provinciale, 8 % des 13 % de TVH en Ontario ; la TPS et la part fédérale restent.
Elle s’applique au paiement quand le client est connecté, sur ses commandes provisoires et à la caisse. La commande garde l’exemption, son numéro et ce que chaque taxe a perdu.
Une règle qui fond TPS et TVP en un seul taux ne peut être séparée : elle est facturée en entier. Avec des prix taxes comprises, ou ce que Stripe Tax calcule, le client paie pareil.
05 Une vente exonérée à la caisse
À la caisse, touchez « Tax exempt sale ». Choisissez l’exemption au dossier du client, ou un type et un numéro de carte pour cette vente seulement.
Un numéro saisi exige un gérant : propriétaire, admin ou gérant se connecte et clique « Approve for this sale », avec son « 6-digit code » s’il a la double authentification.
Avant d’encaisser, la caisse montre ce qui est retiré. La vente va au journal d’audit avec le type, les quatre derniers caractères du numéro et qui l’a approuvée.
06 Les ventes exonérées au résumé
Dans « Tax filing », chaque taxe retirée par une exemption figure sous « Exempt sales (customer tax exemptions) » : la taxe non facturée, chaque type d’exemption et le nombre de commandes.
Une vente dont une taxe est retirée en entier compte comme exonérée pour cette taxe. « Download CSV » ajoute « Exempt sales », « Tax removed by exemptions » et « Exemption types ».
Gardez le numéro de carte ou de certificat de chaque client avec vos dossiers : la commande le garde pour vous. Ensuite : renouvellements d’abonnements et heures de cueillette.
Next on the path: Module 61, Subscription renewals and pickup times.
Narration is synthesised on our own servers from the script above, in a public-domain voice. Voice credits.