Your team, the audit log and blocked visitors
Invite your team with the right role, switch access off when someone leaves, read who did what in the audit log, and stop a particular visitor reaching your store.
4 chapters · 2:35 · narrated in English · captions in English and French
Module 24 · 4 chapters · 2:35
Your team, the audit log and blocked visitors
Invite your team with the right role, switch access off when someone leaves, read who did what in the audit log, and stop a particular visitor reaching your store.
Example store: Maple & Brass, a jewellery shop in Toronto. Names, addresses and figures are made up.
Transcript
01 Invite your team
Open “Team” under Settings and press “Invite member”. Enter their “Full name” and “Email address”, and choose a “Role”.
The role decides what they can open. “Manager” covers products, orders, customers, marketing and analytics. “Cashier (POS only)” opens only the till.
An “Accountant” sees orders, reports and financial data, and “Viewer (read-only)” can look but not change anything.
“Admin” has full access except billing and shop settings, which stay with the owner. Give each person the smallest role that lets them do their job.
Press “Send invite”. We email them a link to join, and “Copy link” gives you the same link to share yourself.
Each member takes a seat on your plan, counting you and pending invites. When every seat is in use, the invite is refused until you disable a member or upgrade.
02 Change access
Each member’s role can be changed from the list. Changes are recorded with who made them.
“Disable” stops someone signing in without deleting them, for a leave or a season; “Enable” brings them back.
When someone leaves for good, press “Remove”. They will lose all access immediately.
Sales managers and reps are not invited here: they are added from “Sales → Reps”, which sets up their territory and pipeline.
03 The audit log
“Audit log” records sensitive actions: refunds, team and role changes, data exports, apps and API keys. Nobody can change or delete an entry.
Each row shows the “Time”, “Action”, “Actor”, “Entity” and “IP”. Click a row to open its “Audit detail”, such as the old and new values.
Narrow it with “All entities”, “All actors” and the two dates, then “Export CSV”. Each export is itself recorded.
An entry made by BestWebby itself, rather than a person, shows “system” as the actor. “Load more” brings the next 200 entries.
04 Block a visitor
“Blocked visitors” stops one particular visitor reaching your store, on every plan. Choose “Block by”, enter the “Value” and a reason.
An IP address or range stops a visitor reaching your store at all. An email or phone stops them at checkout, sign-in, bookings, offers and your forms.
An IP address is often shared, so keep an expiry such as “30 days”, and use an “IP range” only as a last resort.
Press “Block”: it takes effect within a minute, for your store only. “Unblock” lifts it. Next: connecting other systems.
Transcription en français
01 Inviter votre équipe
Ouvrez « Team » sous Settings et appuyez sur « Invite member ». Entrez son « Full name » et son « Email address », et choisissez un « Role ».
Le rôle décide de ce qu’il peut ouvrir. « Manager » couvre produits, commandes, clients, marketing et analyse. « Cashier (POS only) » n’ouvre que la caisse.
Un « Accountant » voit les commandes, les rapports et les données financières, et « Viewer (read-only) » peut regarder sans rien modifier.
« Admin » a tout l’accès sauf la facturation et les paramètres de la boutique, réservés au propriétaire. Donnez à chacun le plus petit rôle qui lui suffit.
Appuyez sur « Send invite ». Nous lui envoyons un lien pour se joindre, et « Copy link » vous donne le même lien à partager vous-même.
Chaque membre occupe une place de votre forfait, vous et les invitations en attente compris. Quand toutes sont prises, l’invitation est refusée : désactivez un membre ou changez de forfait.
02 Modifier l’accès
Le rôle de chaque membre se modifie depuis la liste. Les changements sont consignés avec leur auteur.
« Disable » empêche une personne de se connecter sans la supprimer, pour un congé ou une saison; « Enable » la rétablit.
Quand quelqu’un part pour de bon, appuyez sur « Remove ». La personne perd tout accès immédiatement.
Les directeurs et représentants des ventes ne sont pas invités ici : ils sont ajoutés depuis « Sales → Reps », qui crée leur territoire et leur pipeline.
03 Le journal d’audit
« Audit log » consigne les actions sensibles : remboursements, changements d’équipe et de rôle, exports, applications et clés d’API. Nul ne peut modifier ni supprimer une entrée.
Chaque ligne affiche « Time », « Action », « Actor », « Entity » et « IP ». Cliquez une ligne pour ouvrir son « Audit detail », comme les anciennes et nouvelles valeurs.
Affinez avec « All entities », « All actors » et les deux dates, puis « Export CSV ». Chaque export est lui-même consigné.
Une entrée faite par BestWebby lui-même, et non par une personne, affiche « system » comme auteur. « Load more » charge les 200 entrées suivantes.
04 Bloquer un visiteur
« Blocked visitors » empêche un visiteur précis d’accéder à votre boutique, avec tous les forfaits. Choisissez « Block by », entrez le « Value » et une raison.
Une adresse IP ou une plage empêche le visiteur d’accéder à votre boutique. Un courriel ou un téléphone l’arrête au paiement, à la connexion, aux réservations, aux offres et aux formulaires.
Une adresse IP est souvent partagée : gardez une expiration comme « 30 days », et n’utilisez un « IP range » qu’en dernier recours.
Appuyez sur « Block » : le blocage s’applique en une minute, pour votre boutique seulement. « Unblock » le lève. À suivre : connecter d’autres systèmes.
Next on the path: Module 25, Connect other systems.
Narration is synthesised on our own servers from the script above, in a public-domain voice. Voice credits.