Cash rounding and gift cards in Canada
Rounding cash to 5¢ at the till: the setting, what is rounded and what is not, the till’s Cash due and Cash rounding lines, refunds, layaways and the shift, then gift cards in Canada: sold cards that never expire and promotional cards that may.
5 chapters · 2:45 · narrated in English · captions in English and French
Module 66 · 5 chapters · 2:45
Cash rounding and gift cards in Canada
Rounding cash to 5¢ at the till: the setting, what is rounded and what is not, the till’s Cash due and Cash rounding lines, refunds, layaways and the shift, then gift cards in Canada: sold cards that never expire and promotional cards that may.
Example store: Maple & Brass, a jewellery shop in Toronto. Names, addresses and figures are made up.
Transcript
01 Round cash to 5¢
Canada no longer issues the penny, so the till can round a cash payment to the nearest 5¢. Open “POS setup” under “Settings”.
Under “Cash in / out”, “Round cash totals to 5¢” is on for a store that sells in Canadian dollars until you choose, and off for any other currency.
One and two cents round down to zero, three and four up to five, six and seven down to five, and eight and nine up to ten.
Only the cash part of a payment is rounded. Card, gift card and e-Transfer payments are charged to the cent.
02 Rounded cash at the till
At the till, choose Cash: “Cash due” and a “Cash rounding (5¢)” line show before you charge, and the change is worked out from the rounded amount.
A $10.12 sale paid in cash takes $10.10, and a $10.13 sale takes $10.15. Tax is worked out on the total before rounding, so it does not change.
The order keeps its true total. The rounding is a line of its own on the receipt, the order, in Accounting and in the orders export, so sales and cash both add up.
In a split payment, only what is left for cash is rounded, and the till says how much cash to take. A sale rung up offline keeps its rounding when it syncs.
03 Refunds, layaways and the shift
A cash refund at the till is rounded the same way, and the till says how much to hand back. It never hands back more cash than the sale took in cash.
Each cash deposit or payment on a layaway is rounded on its own. The layaway is credited what you entered, and the till tells you the cash to take.
At “End shift”, the cash you should have is the rounded cash taken and handed back, and the shift’s net rounding has a line of its own on Shifts.
04 Sold or promotional gift cards
Gift cards follow Canadian rules too. In “Gift cards”, “Issue gift card” asks for the “Kind of card”: sold or paid for, or promotional, given away with no payment.
Most provinces, Ontario and British Columbia among them, do not allow an expiry date on a card someone paid for. So for a store in Canada, a sold card never expires.
Only a promotional card, like a contest prize or a thank-you, can have an expiry date. It shows as “Promotional card — expires” with the date in the list.
05 Cards that never expire
A gift card bought on your storefront or on a draft order never has an expiry date, and nor does store credit from a return or a refund.
The storefront’s balance check and the card’s email show the same “Promotional card — expires {date}.” line, and a referral reward paid as store credit is promotional.
Next: promotions online, in store and by location.
Transcription en français
01 Arrondir les espèces à 5 ¢
Le Canada n’émet plus le cent : la caisse peut arrondir un paiement en espèces aux 5 ¢ près. Ouvrez « POS setup » sous « Settings ».
Sous « Cash in / out », « Round cash totals to 5¢ » est activé pour une boutique en dollars canadiens tant que vous n’avez pas choisi, et désactivé pour toute autre devise.
Un et deux cents s’arrondissent à zéro, trois et quatre à cinq, six et sept à cinq, huit et neuf à dix.
Seule la part en espèces d’un paiement est arrondie. Les paiements par carte, carte-cadeau et e-Transfer sont facturés au cent près.
02 Les espèces arrondies à la caisse
À la caisse, choisissez Cash : « Cash due » et une ligne « Cash rounding (5¢) » s’affichent avant l’encaissement, et la monnaie se calcule sur le montant arrondi.
Une vente de 10,12 $ payée en espèces prend 10,10 $, et une de 10,13 $ prend 10,15 $. La taxe est calculée avant l’arrondi : elle ne change pas.
La commande garde son vrai total. L’arrondi est une ligne à part sur le reçu, la commande, dans Accounting et l’export des commandes : ventes et espèces concordent.
Dans un paiement fractionné, seul le reste en espèces est arrondi, et la caisse dit combien prendre. Une vente faite hors ligne garde son arrondi à la synchronisation.
03 Remboursements, mises de côté et quart
Un remboursement en espèces à la caisse est arrondi de la même façon, et la caisse dit combien rendre. Elle ne rend jamais plus d’espèces que la vente n’en a reçu.
Chaque acompte ou paiement en espèces d’une mise de côté est arrondi à part. La mise de côté est créditée du montant saisi, et la caisse indique les espèces à prendre.
À « End shift », les espèces attendues sont les montants arrondis reçus et rendus, et l’arrondi net du quart a sa propre ligne dans Shifts.
04 Cartes-cadeaux vendues ou promotionnelles
Les cartes-cadeaux suivent aussi les règles canadiennes. Dans « Gift cards », « Issue gift card » demande le « Kind of card » : vendue ou payée, ou promotionnelle, donnée sans paiement.
La plupart des provinces, dont l’Ontario et la Colombie-Britannique, interdisent une date d’expiration sur une carte payée. Pour une boutique au Canada, une carte vendue n’expire jamais.
Seule une carte promotionnelle, comme un prix de concours ou un remerciement, peut expirer. Elle s’affiche « Promotional card — expires » avec la date dans la liste.
05 Les cartes qui n’expirent jamais
Une carte-cadeau achetée sur votre vitrine ou par commande provisoire n’a jamais de date d’expiration, pas plus que le crédit en magasin d’un retour ou d’un remboursement.
Le solde sur la vitrine et le courriel de la carte affichent la même ligne « Promotional card — expires {date}. », et une récompense de parrainage en crédit est promotionnelle.
Ensuite : les promotions en ligne, en magasin et par emplacement.
Next on the path: Module 67, Promotions online, in store and by location.
Narration is synthesised on our own servers from the script above, in a public-domain voice. Voice credits.